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Datenschutzerklärung für den Process Agent

  1. Verantwortlicher
    Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung des Process Agent ist:
    Five1 GmbH
    Clara-Immerwahr-Str. 3
    69126 Heidelberg
    E-Mail: info@five1.de

  2. Datenschutzbeauftragter
    Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an unseren externen Datenschutzbeauftragten wenden: Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie unter https://www.five1.de/datenschutz

  3. Beschreibung des Process Agent
    Der Process Agent ist eine cloudbasierte Softwarelösung zur Erstellung, Analyse und Verwaltung von Prozessmodellen und Diagrammen. Hierzu verarbeitet die Anwendung Nutzereingaben, erstellt daraus mithilfe von Verfahren der Künstlichen Intelligenz Diagramme und stellt diese den berechtigten Nutzern zur Verfügung.

  4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
    Je nach Nutzung der Anwendung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

    Benutzerkonto

    • Name
    • E-Mail-Adresse
    • Firmenzugehörigkeit
    • Benutzerkennung (User-ID)

    Nutzungsdaten

    • Zeitpunkt der Anmeldung
    • Zeitstempel einzelner Aktionen
    • technische Protokolldaten
    • Geräte- und Browserinformationen (soweit technisch erforderlich)

    Inhaltsdaten

    • Texteingaben
    • Beschreibungen
    • Kommentare
    • erzeugte Diagramme
    • gespeicherte Prozessmodelle

    Supportdaten

    • Bei Nutzung der Supportfunktion:
    • E-Mail-Adresse
    • Inhalt der Supportanfrage
    • freiwillig übermittelte Informationen

  5. Zwecke der Verarbeitung
    Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur:

    • Bereitstellung des Process Agent
    • Authentifizierung der Nutzer
    • Erstellung und Speicherung von Diagrammen
    • Verwaltung der Benutzerkonten
    • Fehleranalyse
    • Gewährleistung der IT-Sicherheit
    • Bearbeitung von Supportanfragen
    • Weiterentwicklung und Verbesserung der Anwendung

  6. Rechtsgrundlagen
    Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Je nach Verarbeitungsvorgang sind insbesondere folgende Rechtsgrundlagen einschlägig:

    • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
    • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen)
    • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung)
    • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, sofern Marketinginformationen gewünscht werden)

  7. KI-gestützte Verarbeitung
    Zur Erstellung von Diagrammen werden Nutzereingaben an die OpenAI API übertragen. Hierbei gelten folgende Grundsätze:

    • Es werden keine Benutzerstammdaten wie Name, E-Mail-Adresse oder Firmenzugehörigkeit an OpenAI übermittelt.
    • Übermittelt werden ausschließlich diejenigen Inhalte, die für die Erstellung des gewünschten Diagramms erforderlich sind.
    • Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der angeforderten Funktion.
    • Für die Nutzung der OpenAI API ist die Verwendung der übermittelten Inhalte zum Training der Modelle deaktiviert.

  8. Hosting
    Der Process Agent wird überwiegend innerhalb der Europäischen Union betrieben. Die Speicherung der Daten erfolgt in Rechenzentren von Amazon Web Services (AWS) in der Region Frankfurt (eu-central-1). Zur Gewährleistung von Sicherheit und Verfügbarkeit wird zusätzlich AWS CloudFront eingesetzt. Hierbei können technische Verbindungsdaten über ein weltweit verteiltes Netzwerk verarbeitet werden.

  9. Authentifizierung
    Für die Benutzerverwaltung und Anmeldung wird AWS Cognito eingesetzt. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Authentifizierungsinformationen verarbeitet.

  10. Zahlungsabwicklung
    Für die Abwicklung von Zahlungen und die Verwaltung von Abonnements nutzen wir Stripe. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

    • Name
    • E-Mail-Adresse
    • Rechnungsanschrift
    • Zahlungsinformationen
    • Abonnementdaten

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des Vertrags sowie zur Abwicklung von Zahlungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

  1. Support
    Sofern Sie über den Process Agent eine Supportanfrage absenden, wird zur Bearbeitung Ihrer Anfrage ein Ticket im Supportsystem Zendesk erstellt. Hierbei werden insbesondere verarbeitet:

    • Ihre E-Mail-Adresse
    • der Inhalt Ihrer Anfrage
    • gegebenenfalls weitere freiwillig übermittelte Informationen

  2. Monitoring und Qualitätssicherung
    Zur technischen Überwachung und Optimierung der KI-Verarbeitung nutzen wir Langfuse. Langfuse dient ausschließlich:

    • der technischen Protokollierung
    • der Fehleranalyse
    • der Qualitätssicherung
    • der Optimierung der KI-Verarbeitung

    Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im hierfür erforderlichen Umfang.

  3. Protokollierung
    Zur Sicherstellung eines sicheren Betriebs werden technische Protokolldaten verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere:

    • Zugriffe
    • Fehlermeldungen
    • Systemereignisse
    • Sicherheitsereignisse

    Die Protokollierung erfolgt ausschließlich zur Sicherstellung der Verfügbarkeit, Integrität und Sicherheit der Anwendung.

  4. Speicherdauer
    Personenbezogene Daten werden grundsätzlich gespeichert, solange ein Benutzerkonto besteht. Endet ein kostenpflichtiges Abonnement, bleiben die gespeicherten Inhalte bis zur Löschung des Benutzerkontos erhalten. Während dieser Zeit kann der Funktionsumfang der Anwendung eingeschränkt sein. Nach Löschung des Benutzerkontos werden die personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Technische Logdaten werden nach den jeweils definierten Aufbewahrungsfristen automatisch gelöscht.

  5. Empfänger personenbezogener Daten
    Zur Erbringung der Dienstleistungen können personenbezogene Daten an folgende Empfänger übermittelt werden:

    • Amazon Web Services (Hosting)
    • OpenAI (KI-Verarbeitung)
    • Zendesk (Support)
    • Langfuse (Monitoring und Qualitätssicherung)

    Alle eingesetzten Dienstleister wurden sorgfältig ausgewählt und – soweit gesetzlich erforderlich – vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet.

  6. Datenübermittlung in Drittländer
    Soweit personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Kapitel V DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder Angemessenheitsbeschlüssen.

  7. Ihre Rechte
    Sie haben jederzeit das Recht auf

    • Auskunft
    • Berichtigung
    • Löschung
    • Einschränkung der Verarbeitung
    • Datenübertragbarkeit
    • Widerspruch gegen die Verarbeitung
    • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

    Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

  8. Produktinformationen und Marketing
    Sie können freiwillig darin einwilligen, Informationen über neue Funktionen, Produktupdates oder weitere Angebote des Process Agent per E-Mail zu erhalten. Die Erteilung dieser Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Nutzung des Process Agent ist unabhängig von einer solchen Einwilligung möglich.

  9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
    Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer Weiterentwicklungen, neuer Funktionen oder geänderter gesetzlicher Anforderungen erforderlich wird. Die jeweils aktuelle Fassung steht innerhalb des Process Agent zur Verfügung.

Stand: Juli 2026